Auswertung der Stunden
GTT bietet Funktionalitäten die die Auswertung der Stunden Ihrer Mitarbeiter vereinfachen. Das erste Hilfsmittel zu dieser Auswertung welches wir uns anschauen werden, ist der Stundenrapport.
Die erfassten Stunden eines Mitarbeiters können auf ein beliebiges Stichdatum ausgewertet werden. Man kann die Auswertung direkt im Browser anschauen oder ein PDF generieren lassen. Das PDF kannwenn nötig auch abgespeichert und ausgedruckt werden. Mitarbeiter können den Stundenrapport entweder selber generieren und Ihren Vorgesetzten zusenden oder er kann via Administrationsoberfläche individuell für jeden Benutzer erstellt werden.
Rapport als Mitarbeiter generieren
Um den Report in der Mitarbeiteransicht zu generieren, müssen Sie auf die Seiter der Zeiterfassungsübersicht navigieren. Ein Report wird jeweils vom 1. Monatstag bis zum gewählten Stichtag erstellt.
- Klicken Sie links im Menü auf Zeiterfassung und dann oben auf Übersicht.
- Klicken Sie auf das Drucken-Symbol, um die Arbeitszeitauswertung zu öffnen.
- Wählen Sie im Feld Stichtag bis wann der Montasreport erstellt wird.
- Stellen Sie sicher das im Feld Reporttyp Stundenrapport ausgewählt ist.
- Unter Reportoptionen können Sie welche Angaben, nebst den Zeiteinträgen noch angezeigt werden. Standardmässig ist alles ausgewählt.
- Klicken Sie auf Ausdrucken oder Direktansicht. «Ausdrucken» generiert ein PDF, das in einem separaten Tab geöffnet wird, wo Sie es ausdrucken oder abspeichern können. «Direktansicht» öffnet die Auswertung direkt im geöffneten Modal.
Reportoptionen
In der Arbeitszeiterfassung haben Sie unter Reportoptionen, die Möglichkeit die den Inhalt des Stundenrapports anzupassen.
| Bezeichnung | Aktion |
|---|---|
| Tagesdetails | Definiert, ob die Tagesdetails im Report aufgeführt werden sollen. Die Tagesdetails sind die einzelnen Zeiterfassungseinträge innerhalb eines Tages. |
| Pausen anzeigen | Definiert, ob die Pausen innerhalb einzelner Zeiterfassungseinträge aufgelistet werden sollen. |
| Tagestotal | Definiert, ob die totale Arbeitszeit eines Tages angezeigt werden soll. Das Tagestotal zeigt auch die Soll/Haben-Zeit und etwaige Differenzen eines Tages an. |
| Wochentotal | Definiert, ob die totale Arbeitszeit innerhalb einer Woche angezeigt werden soll. Das Wochentotal zeigt die Soll/Haben-Zeit und etwaige Differenzen innerhalb einer Woche an. |
| Monatstotal | Definiert, ob die totale Arbeitszeit innerhalb eines Monats angezeigt werden soll. Das Monatstotal zeigt die Soll/Haben-Zeit und etwaige Differenzen innerhalb eines Monats an. |
Rapport eines anderen Mitarbeiter generieren
Um den Report für einen anderen Mitarbeiter zu generieren, benötigen Sie Admin-Berechtigungen. Wenn Sie über diese Verfügen gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie auf die Benutzer-Seite: Organisation → Benutzer.
- Wählen Sie den Benutzer für welchen der Rapport generiert werden soll.
- Klicken Sie auf Arbeitszeiten. Es öffnet sich die gleiche Ansicht wie bereits oben unter dem Punkt Report als Mitarbeiter generieren beschrieben. Folgen Sie der dortigen Anleitung.
Rapport automatisiert auswerten und versenden
GTT bietet auch die Möglichkeit, die Stundenreports von Mitarbeitern automatisiert zu generieren und diese am Ende eines Monats automatisch an deren Vorgesetzte zu versenden. Um dieses Funktionalität zu Konfigurieren müssen Sie einige Einstellungen an der Systemtabelle vornehmen. Ausserdem muss das Organigramm entsprechend Ihrer Firmenstruktur bereits erstellt worden sein.
Sie können 4 Werte anpassen:
| Name | mögliche Werte | Beschreibung |
|---|---|---|
| AutomatedReportAsSingleEmail | true / false | Wenn der Wert auf true steht, werden alle generierten Reports in einer E-Mail zusammengefasst und an den Vorgesetzten versendet. Wenn der Wert auf false steht, wird für jeden Mitarbeitenden eine einzelne E-Mail versendet, welche den Report enthält. |
| AutomatedReportCarbonCopy | E-Mailadresse / leer | Wenn Sie wünschen, dass eine Person alle Reports erhält, können Sie die E-Mailadresse dieser Person in diesem Feld erfassen. Die E-Mailadresse wird dann in jeder “Report-Mail” als CC gesetzt. |
| AutomatedReportDepth | Ganzzahl | Mit diesem Wert können Sie Steuern, an wie viele höhere Hierarchieebenen der Report gesendet werden soll. Wenn Sie den Wert auf 1 setzen erhält immer nur der direkte Vorgesetzte den Report seiner Mitarbeiter. Wenn Sie den Wert aber auf 2 setzen, erhält auch der Vorgesetzte des Vorgesetzten alle Reports der Mitarbeiter des Vorgesetzten. |
| AutomatedReportEnabled | true / false | Wenn der Wert true ist, ist das automatisierte Versenden der Reports aktiviert. Wenn der Wert auf false ist, ist die Funktionalität deaktiviert. |
Wenn Sie das automatisierte Versenden der Reports aktiviert haben, wird das Stundenblatt automatisch auf den letzten Tag des Monats an die Vorgesetzten gesendet.
Mitarbeitersaldi auswerten
Die Stundenrapporte jedes Mitarbeiters auszuwerten ist aufwändig. Um es zu vereinfachen, können auch direkt die Saldi aller Mitarbeiter innerhalb einer Periode ausgewertet werden.
- Navigieren Sie zur Seite Buchungsperioden: Organisation → Benutzer → Buchungsperioden.
- Klicken Sie auf die Buchungsperiode die Sie auswerten möchten.
- Klicken Sie oben auf Mitarbeitersaldi.
Sie sehen die erfassten Stunden, Ferien und den Pikettdienst jedes Mitarbeiters innerhalb der ausgewählten Buchungsperiode.
Monatssaldi auswerten
Mit der Ansicht für Monatssaldi können Sie alle Monatssaldi für einen Mitarbeiter auf einen Blick kontrollieren, inklusive bezogene Ferientage.
- Navigieren Sie zur Seite Benutzer: Organisation → Benutzer.
- Klicken Sie auf den Benutzer dessen Saldi Sie anschauen möchten.
- Klicken Sie oben auf Monatssaldi.